Reconocimiento de costes del ICAA: Un elemento clave para la financiación

Cuando se trata de financiar un largometraje en España, el reconocimiento de costes del ICAA (Instituto de la Cinematografía y de las Artes Audiovisuales) es un aspecto crucial que debe ser considerado desde el inicio del proyecto. Este reconocimiento no solo valida los gastos realizados en la producción, sino que también es un requisito indispensable para acceder a muchas de las ayudas públicas y a las deducciones fiscales. Ignorar o no planificar adecuadamente este proceso puede poner en riesgo tanto la viabilidad financiera del proyecto como el acceso a futuras subvenciones.

En este artículo, desglosamos qué es el reconocimiento de costes del ICAA, qué gastos son aceptados y cuáles no, y por qué es fundamental cumplir con los plazos establecidos.

¿Qué es el reconocimiento de costes?

El reconocimiento de costes es el proceso mediante el cual el ICAA valida y certifica los gastos de producción de un proyecto cinematográfico. Este documento certifica que la producción ha cumplido con los requisitos legales y financieros exigidos por la legislación española para poder acceder a las ayudas del ICAA, las deducciones fiscales (artículo 36 de la Ley del Impuesto de Sociedades) y otros beneficios económicos.

El ICAA evalúa los gastos presentados por la productora y determina cuáles son elegibles dentro del marco de la normativa. Esta certificación es fundamental tanto para obtener ayudas selectivas como para acceder a incentivos fiscales.

¿Por qué es importante tener en cuenta el reconocimiento de costes desde el inicio?

El proceso de reconocimiento de costes afecta directamente a la planificación financiera del proyecto, ya que solo los gastos que cumplen con los criterios del ICAA podrán ser certificados. Desde la preproducción, los productores deben asegurarse de que todos los costes se ajusten a las normas establecidas para evitar que ciertos gastos queden fuera del reconocimiento (bien porque no están contemplados o bien porque están fuera de plazo)y, por lo tanto, no puedan ser usados para justificar ayudas o deducciones fiscales.

Tener un buen control sobre los costes desde el inicio es esencial para:

Acceso a Subvenciones y Ayudas: Para poder optar a ayudas selectivas o Generales del ICAA u otros fondos públicos, el proyecto debe cumplir con los criterios de gastos reconocidos. Si algunos costes no son aceptados, se corre el riesgo de no cumplir con los requisitos mínimos para las ayudas.

Optimización de los Incentivos Fiscales: El reconocimiento de costes es indispensable para aplicar las deducciones fiscales del artículo 36.1 y 36.2 de la Ley del Impuesto de Sociedades. Solo los gastos que hayan sido reconocidos por el ICAA podrán ser usados para justificar las deducciones.

Control Presupuestario: Conocer los criterios de reconocimiento desde el inicio permite al productor gestionar mejor el presupuesto, sabiendo qué gastos serán deducibles y cuáles no, y cómo afectarán al flujo de caja del proyecto.

¿Qué costes son aceptados por el ICAA?

Todos tenemos una idea clara de lo que consideramos costes de una película, que a modo de resumen serían los siguientes:

Costes de Personal: Sueldos y honorarios de todo el equipo técnico y artístico que haya trabajado en la producción, siempre que estén debidamente justificados y que el personal resida fiscalmente en España. Esto incluye actores, directores, guionistas, y otros profesionales esenciales para la realización del proyecto.

Costes de Rodaje y Postproducción: Gastos asociados a la filmación, como alquiler de equipo, locaciones, vestuario, maquillaje, transporte y alojamiento del equipo. También se incluyen los costes de postproducción, como montaje, edición de sonido, efectos visuales, y colorización.

Costes Administrativos: Gastos relacionados con la producción, como seguros, permisos, contratos legales y otros trámites administrativos necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Costes de Promoción y Marketing.

Lo que no es tan común es tener en mente que los gastos deben haber tenido lugar entre los nueve meses anteriores al comienzo del rodaje y los nueve meses posteriores al final del mismo, salvo que se trate de obras de animación, documentales o coproducciones internacionales, en cuyo caso los plazos citados se ampliarán a los quince meses anteriores y los doce posteriores al rodaje. Cuando se trate de cortometrajes, entre los dos meses anteriores al comienzo del rodaje y los tres meses posteriores al final del mismo.

Sin embargo, los gastos de desarrollo y los correspondientes a la publicidad y promoción de la película, tiraje de copias y doblaje y/o subtitulado y/o traducción, e intereses de préstamos solicitados para la producción no estarán sometidos a estos períodos.

¿Qué costes no son aceptados por el ICAA?

Más importante aún es tener en cuenta que gastos no serán reconocidos por el ICAA, y por tanto no podrán ser justificados. Entre los más comunes, destacan:

Gastos que superen los límites establecidos (en relación al coste de realización de la película):

• Productor ejecutivo: 5%

• Gastos generales: 7%

• Gastos de P&A: 40%

• Intereses financieros: 20%

Otros gastos no admitidos por el ICAA y que suelen pasar por alto muchos productores:

• Comidas fuera de fechas de rodaje.

• Gratificaciones

• Los gastos superiores a 50.000 euros, en el caso de largometrajes, y superiores a 4.000 euros en el caso de cortometrajes, facturados por cada empresa vinculada a la empresa productora.**

** Este punto da para otro artículo entero que trataré de hacer próximamente.

Consejos para optimizar el proceso de reconocimiento de costes

Planificar desde el principio: Es fundamental que el equipo de producción conozca los criterios de reconocimiento de costes antes de iniciar la preproducción. Tener un sistema de gestión financiera sólido ayudará a garantizar que todos los gastos se registren correctamente y cumplan con los requisitos del ICAA.

Documentación exhaustiva: Asegúrate de guardar todos los documentos, contratos y facturas que justifiquen los gastos de la producción y de que en las facturas conste el nombre de la producción. La falta de documentación adecuada puede ser motivo para que algunos costes no sean reconocidos.

Consultoría fiscal y legal: Trabajar con asesores especializados en la industria audiovisual y en subvenciones públicas puede ser crucial para asegurar que los costes sean reconocidos correctamente y optimizar el acceso a deducciones fiscales.

Conclusión

El reconocimiento de costes del ICAA es una herramienta clave para acceder a las subvenciones y deducciones fiscales que pueden marcar la diferencia en la viabilidad financiera de un largometraje. Desde el inicio del proyecto, es esencial que los productores gestionen cuidadosamente los gastos y se aseguren de que todos los costes estén alineados con los requisitos establecidos por el ICAA. Cumplir con los plazos y presentar la documentación correcta son pasos fundamentales para asegurar la estabilidad financiera del proyecto y el éxito en su financiación.

Más información en la Orden ECD/2784/2015, de 18 de diciembre, por la que se regula el reconocimiento del coste de una película y la inversión del productor.